パソコンでインターネットを利用できる事により、今やパソコンライフには欠かせなくなったものがあります。それが、電子メールです。パソコンに限らず、携帯などで広く利用されています。

　電子メールの大きな利点の一つとして、紙も使わず、ペンも使わずに簡単に送れる事があります。しかも一度に沢山の相手に同時に送ったり、よく使う内容の文章を保存しておいて、それを何度も再利用する事も出来ます。

　ですがその便利さのため、受信するメールの量が余りにも多く、うまく管理できなかったりすることもあると思います。また、同時に大量の量を送れる事が悪用され、迷惑メールが横行しており、受信するメールの量をさらに増大させています。

　ではこういった大量のメールを、不要なものとそうでないものに分けたり、様々な所から送られてくるメールを送り元別に振り分けたり、簡単に削除するにはどうすればいいのでしょうか？？今回では電子メールを利用の際、皆様に特に馴染み深い「Outlook Express」を使った方法をご紹介しましょう。

・ Outlook　Expressとは？

電子メールを扱うソフトウェアの事を「電子メールソフト」や「メーラー」と呼びます。
「Outlook Express」はその中でも最もポピュラーなものです。Windowsに標準でインストールされているため、利用者が非常に多いです。

　ではまず下の画面をご覧下さい。おなじみのOutlook Express起動画面です。

　↑この画面では「受信トレイ」が開かれた状態になっています。赤枠内が届いたメールの一覧です。この画面では”楽天アフィリエイト”という題のメールが選択され、赤矢印で示した部分がその内容です。この内容が表示された部分を「プレビューウィンドウ」といいます。

　受信メール一覧の左下の小さい赤枠で囲まれたクリップのマークは、「添付ファイル」があることを表しています。

　まず初めに、この「プレビューウィンドウ」についてご説明しましょう。この機能はクリックで選択したメールを自動で表示してくれる便利な機能です。しかし、もし電子メールにコンピューターウィルスが感染していた場合、そのメールを選択しただけでパソコンもウィルスに感染してしまいます。なぜなら電子メールに感染するタイプのウィルスのほとんどは、”そのメールを開いた時点で”パソコンに感染するからです。添付ファイルも同様です。

　つまりこの「プレビューウィンドウ」があると、そのメールをクリックで選択しただけで、メールが自動で開かれ、ウィルスに感染してしまうのです。仮に中身を見ずに右クリックで削除しようとしても、それだけでも同様に選択したことになり、感染してしまいます。

　ではまず、この「プレビューウィンドウ」を表示しないようにしましょう。下の画面を見てください。

1). まず[表示]→[レイアウト]の順にクリックします。

2). すると、上画面のようなウィンドウが出てくるので、赤枠の[プレビューウィンドウを表示する]のチェックをはずし、[OK]をクリックします。

　設定が終わったら、もう一度「受信トレイ」の画面を開いてみましょう。すると、下の画面のように、「プレビューウィンドウ」が無くなっているはずです。

　これで、選択してもメールは自動では開かなくなりました。後は怪しいメールを受信したら、落ち着いて右クリックして削除しましょう。

　では次に、大量に受信したメールを振り分ける方法をご説明しましょう。

　下の画面を見てください。

　[ローカルフォルダ]を右クリックし、フォルダの作成を選びます。名前をつけてOKし、新しいフォルダを作りましょう(画面では「新規フォルダ」を作りました)。

　では次に、メールの振り分け方法をご説明しましょう。下の画面をご覧下さい。

[ツール]→[メッセージルール]→[メール]の順にクリックします。

上のような画面が出てくるので、[新規作成]をクリックします。すると

「新規のメール　ルール」画面が出てきます。

　この画面では特定の条件を満たすメールを、指定のフォルダに移動したり削除したり出来ます。では試しに「件名に指定した言葉が含まれる場合」と「指定したフォルダに移動する」にチェックをいれ、下の青字の「指定した言葉が含まれる」の部分をクリックしましょう。

条件指定したい単語を入力して、[追加]をクリックします。下の単語欄に追加されるので、[OK]をクリックします。

　次に、「新規のメール　ルール」画面の青字の「指定したフォルダ」をクリックしてください。

↑先程作成した「新規フォルダ」を選択し、「OK」をクリックします。

これで、条件指定が終了しました。赤枠のように条件と操作の内容が変わっているはずです。最後に[OK]をクリックしましょう。

　この設定が完了したことにより、これからは件名に「広告」という言葉を含むメールを受信した場合、自動的に「新規フォルダ」に移動するように設定を変更しました。

　例えばもし件名に「広告」を含むメールを「削除する」にすれば、不要なメールをすぐに削除する事が出来ます。

　条件や操作の種類は他にも沢山あるので、自分にあった設定をいろいろ試しながら探してみるといいかと思います。上手く設定すればメール管理の時間を大幅に減らす事ができるようになるでしょう。